Czy pracodawca może nagrywać rozmowy pracowników przez służbowy telefon?

Pracodawca nie ma ogólnego uprawnienia do nagrywania wszystkich rozmów pracowników tylko dlatego, że odbywają się przez służbowy telefon. Dopuszczalność konkretnego rozwiązania wymaga oceny celu, niezbędności i ingerencji w prywatność. Art. 22³ k.p. przewiduje inne formy monitoringu, ale nie wymienia wprost rejestrowania treści połączeń. Sam regulamin, komunikat o nagrywaniu ani powołanie się na RODO nie rozstrzygają więc, że taki system wolno uruchomić.

Co wynika z Kodeksu pracy

Punktem wyjścia jest art. 22³ § 1 k.p., dotyczący kontroli służbowej poczty elektronicznej. Przepis wiąże ją z niezbędnością dla organizacji pracy pozwalającej w pełni wykorzystywać czas pracy oraz dla właściwego korzystania z powierzonych narzędzi. Art. 22³ § 4 k.p. nakazuje odpowiednie stosowanie tych zasad do innych form monitoringu, jeżeli są konieczne do wskazanych celów.

To wymaga czegoś więcej niż ogólnego hasła o poprawie jakości. Trzeba wyjaśnić, jaki problem organizacyjny występuje, jakie informacje są potrzebne do jego rozwiązania i dlaczego konieczne miałoby być utrwalanie wypowiedzi. Możliwość kontrolowania korzystania z telefonu nie oznacza automatycznie prawa do zachowywania pełnej treści każdej rozmowy. Rejestrowanie liczby lub czasu połączeń i zapisywanie głosu to różne zakresy ingerencji.

Art. 22³ § 2 k.p., stosowany odpowiednio do innych form monitoringu, chroni tajemnicę korespondencji i inne dobra osobiste pracownika. Ocena nagrywania musi zatem uwzględniać zarówno ustawowe cele kontroli, jak i tę granicę. Nie można oprzeć jej wyłącznie na tym, że telefon, numer i centrala należą do firmy.

Nie należy też wyprowadzać uprawnienia do nagrywania głosu z art. 22² § 1 k.p. Ten przepis określa przesłanki monitoringu polegającego na rejestrowaniu obrazu. Nie daje przez to samo podstawy do dodawania dźwięku do nadzoru nad zakładem pracy.

Najpierw potrzeba, potem zakres nagrywania

Przykładowo firma chce sprawdzić, dlaczego część połączeń od klientów pozostaje bez odpowiedzi. Pierwszym pytaniem powinno być to, czy wystarczą dane o odebranych i nieodebranych połączeniach, godzinach obsady albo obciążeniu poszczególnych stanowisk. Zapis słów wypowiedzianych w rozmowach, które już odebrano, może nie być potrzebny do zbadania tego problemu.

Inaczej sformułowany cel, taki jak analiza sposobu prowadzenia rozmowy, również wymaga odrębnego uzasadnienia. Trzeba ocenić jego związek z celami przewidzianymi w Kodeksie pracy oraz to, czy można go osiągnąć mniej ingerującymi metodami. Wygoda kierownika, łatwość włączenia funkcji w centrali i możliwość wykorzystania nagrań w przyszłości nie dowodzą jeszcze niezbędności.

Przy tej ocenie pomocne są konkretne pytania: które stanowiska miałyby podlegać kontroli, jakie rodzaje połączeń obejmie system i kto będzie odsłuchiwał materiał? Czy zapis będzie ciągły, czy ograniczony do określonych sytuacji? Każde poszerzenie zakresu powinno mieć uzasadnienie. Samo ograniczenie liczby nagrywanych rozmów także nie usuwa problemu, jeśli niedopuszczalny jest cel albo sposób ingerencji.

Regulamin opisuje zasady, ale nie zastępuje podstawy prawnej

Art. 22³ § 3 k.p. – stosowany przez § 4 także do innych form monitoringu – odsyła do odpowiedniego stosowania art. 22² § 6–10 k.p. Oznacza to między innymi konieczność określenia celu, zakresu i sposobu monitorowania w odpowiednim dokumencie zakładowym. Art. 22² § 6 k.p. wskazuje układ zbiorowy pracy, regulamin pracy albo obwieszczenie – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie ma obowiązku ustalenia regulaminu.

Dokument powinien pozwalać zrozumieć rzeczywiste działanie kontroli. Zdanie, że pracodawca może monitorować sprzęt, nie wyjaśnia, czy zapisywana będzie treść połączeń, które linie obejmie rejestracja i w jakich sytuacjach nastąpi odsłuch. To szczególnie istotne, gdy pracownicy dotąd rozumieli monitoring wyłącznie jako zbieranie danych o czasie rozmów.

Art. 104¹ k.p. określa zagadnienia regulaminu pracy, w tym organizację pracy i wyposażenie pracowników w narzędzia. Nie jest jednak samodzielnym zezwoleniem na dowolną kontrolę. Nawet szczegółowo opisany system trzeba najpierw ocenić według ograniczeń ustawowych. Podpis pracownika potwierdzający zapoznanie się z zasadami nie usuwa tych ograniczeń.

Pracownik musi wiedzieć, jaki monitoring się rozpoczyna

Według art. 22² § 7 k.p., stosowanego odpowiednio, informacja o wprowadzeniu monitoringu powinna dotrzeć do pracowników w sposób przyjęty w zakładzie najpóźniej dwa tygodnie przed uruchomieniem. Art. 22² § 8 k.p. przewiduje ponadto przekazanie pracownikowi na piśmie informacji o celach, zakresie i sposobie kontroli przed dopuszczeniem go do pracy.

Art. 22² § 9 k.p. dotyczy widocznego i czytelnego oznaczenia monitorowanych pomieszczeń oraz terenu najpóźniej dzień przed uruchomieniem. Przy innych formach kontroli przepis stosuje się odpowiednio, z uwzględnieniem charakteru rozwiązania. Nie należy sprowadzać informacji o rejestrowaniu telefonów do tabliczki o kamerach: pracownik powinien rozumieć, że chodzi o treść połączeń. Sygnał lub komunikat słyszany przy rozmowie nie zastępuje wcześniejszego wykonania obowiązków wobec załogi.

Osobno pozostaje informacja dotycząca danych osobowych. Art. 22² § 10 k.p. zastrzega, że oznakowanie monitoringu z § 9 nie narusza obowiązków z art. 12 i art. 13 RODO. Ani oznakowanie, ani zawiadomienie o uruchomieniu systemu nie zastępują więc informacji wymaganej przez RODO.

RODO: cel, podstawa, dostęp i czas przechowywania

Nagranie pozwalające powiązać głos lub wypowiedzi z konkretnym pracownikiem zawiera dane osobowe. Art. 5 RODO wymaga między innymi ograniczenia zbieranych danych do potrzebnego zakresu, określenia celów oraz zabezpieczenia materiału. Pracodawca jako administrator musi również umieć wykazać przestrzeganie tych zasad.

Potrzebna jest właściwa dla danego przetwarzania przesłanka z art. 6 ust. 1 RODO. Jeśli rozważany jest prawnie uzasadniony interes z lit. f, trzeba zbadać niezbędność przetwarzania oraz to, czy prawom i interesom pracownika nie należy przyznać pierwszeństwa. Samo nazwanie korzyści firmy nie kończy tej oceny. Podstawa z RODO nie znosi ograniczeń monitoringu wynikających z prawa pracy.

Informacja z art. 13 RODO obejmuje między innymi dane administratora, cel i podstawę przetwarzania, odbiorców lub ich kategorie, okres przechowywania albo kryteria jego ustalenia oraz informacje o odpowiednich prawach i możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego. Zależnie od sytuacji dochodzą dalsze elementy, na przykład kontakt do inspektora ochrony danych. Treść informacji powinna odpowiadać temu, co firma faktycznie robi z nagraniami.

Nie ma podstaw, by automatycznie przyjmować trzy miesiące przechowywania rozmów. Termin z art. 22² § 3 k.p. dotyczy nagrań obrazu, a odesłanie w art. 22³ § 3 k.p. obejmuje § 6–10, nie § 3. Dla zapisu rozmów art. 5 ust. 1 lit. e RODO wymaga okresu nie dłuższego niż potrzebny do celu. Uzasadnienia wymaga więc konkretny termin, a nie samo przepisanie go z zasad kamer.

Ochrona poufności oznacza również ograniczenie odsłuchu do osób, które potrzebują go do ustalonego celu. Rozsyłanie plików po całym dziale lub pozostawienie wspólnego folderu bez kontroli dostępu trudno pogodzić z tą zasadą. Przed uruchomieniem systemu trzeba określić odpowiedzialność za dostęp i usuwanie materiału.

Rozmowy prywatne wymagają rzeczywistej ochrony

Zakaz prywatnego korzystania ze służbowego telefonu nie usuwa obowiązku ochrony dóbr osobistych. Połączenie służbowe może także zawierać prywatny fragment wypowiedzi. System zapisujący wszystko bez możliwości ograniczenia rejestracji wymaga szczególnie uważnej oceny – ogłoszenie zakazu nie sprawia, że każda utrwalona treść staje się potrzebna pracodawcy.

Przy projektowaniu zasad trzeba ustalić, jak zapobiegać nagrywaniu komunikacji prywatnej i jak postępować z przypadkowo utrwalonym materiałem. Możliwość wyłączenia określonych połączeń lub przerwania zapisu może ograniczać ingerencję, ale zależy od rozwiązania technicznego i sama nie przesądza legalności systemu. Ochronę tajemnicy i prywatności należy uwzględnić już przy wyborze zakresu kontroli.

Co wynika z orzecznictwa ETPC

Europejski Trybunał Praw Człowieka w wyroku z 5 września 2017 r., skarga nr 61496/08, Bărbulescu przeciwko Rumunii (Wielka Izba), stwierdził naruszenie art. 8 Konwencji stosunkiem głosów 11 do 6. Sprawa dotyczyła kontroli komunikatora używanego przez pracownika: pracodawca monitorował komunikację bez wcześniejszego poinformowania o charakterze i zakresie nadzoru. Nie chodziło o nagrywanie głosu. Wyrok nie ustanawia zatem ani ogólnego zezwolenia na rejestrowanie rozmów telefonicznych, ani ich ogólnego zakazu.

Do korzystania z telefonu odnosi się wyrok, który wydał Europejski Trybunał Praw Człowieka 3 kwietnia 2007 r.: skarga nr 62617/00, Copland przeciwko Wielkiej Brytanii. Pracodawca będący publiczną uczelnią monitorował korzystanie przez pracownika z telefonu, e-maila oraz internetu. Trybunał jednomyślnie uznał, że doszło do naruszenia art. 8 Konwencji.

Z kolei Europejski Trybunał Praw Człowieka w wyroku z 25 czerwca 1997 r., skarga nr 20605/92, Halford przeciwko Wielkiej Brytanii, stwierdził naruszenie art. 8 Konwencji w związku z przechwytywaniem rozmów z telefonów służbowych. W części dotyczącej telefonu domowego naruszenia tego przepisu nie stwierdzono. Rozstrzygnięcia te pokazują znaczenie ochrony komunikacji w miejscu pracy; przy ocenie konkretnego systemu trzeba uwzględniać rodzaj kontroli i okoliczności jej prowadzenia.

Lista kontrolna przed decyzją o uruchomieniu

• Czy wskazany cel mieści się w ramach art. 22³ k.p. i został opisany konkretnie?
• Czy wyjaśniono, dlaczego potrzebna jest treść rozmów, a mniej ingerujące dane lub metody nie wystarczą?
• Czy sposób kontroli chroni tajemnicę komunikacji i dobra osobiste pracownika?
• Czy cel, zakres i sposób monitorowania zapisano we właściwym dokumencie oraz zaplanowano wymagane informacje dla pracowników?
• Czy określono podstawę przetwarzania danych, zasady dostępu, czas przechowywania i usuwanie zapisów?
• Czy informacja z art. 13 RODO odpowiada rzeczywistemu działaniu systemu?

Dla pracownika te same punkty są sposobem sprawdzenia, czego dotyczy wprowadzana kontrola. Może porównać otrzymane informacje z działaniem systemu: czy zapowiedziano zapis treści, kto ma dostęp i jak długo przechowuje się rozmowy. Brak jasnej odpowiedzi na te pytania oznacza, że potrzebne jest wyjaśnienie zasad, a nie założenie, że służbowy charakter telefonu rozstrzyga wszystko.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 1465), art. 22², art. 22³ i art. 104¹.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1), art. 5, 6 i 13.
• Wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka (Wielka Izba) z 5 września 2017 r., Bărbulescu przeciwko Rumunii, skarga nr 61496/08.
• Wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 3 kwietnia 2007 r., Copland przeciwko Wielkiej Brytanii, skarga nr 62617/00.
• Wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 25 czerwca 1997 r., Halford przeciwko Wielkiej Brytanii, skarga nr 20605/92.

Zdjęcie: Ser Amantio di Nicolao, CC BY-SA 4.0 (creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/), Wikimedia Commons, commons.wikimedia.org/wiki/File:Empty_office_in_a_coworking_building.jpg