Umowa ustna przez telefon między firmami – nagranie jako dowód

Umowa ustna przez telefon między firmami może być wiążąca, a nagranie może pomóc udowodnić jej zawarcie i treść. Warunkiem jest jednak rzeczywiste uzgodnienie warunków oraz zachowanie formy, jeśli wymaga jej ustawa lub wcześniejsza umowa stron. Sam plik audio nie przesądza, że zamówienie zostało przyjęte, cena była ostateczna ani że rozmówca mógł działać w imieniu kontrahenta.

Kiedy rozmowa telefoniczna prowadzi do zawarcia umowy

Art. 60 k.c. pozwala wyrazić wolę przez zachowanie dostatecznie ujawniające zamiar danej osoby, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków. Słowa wypowiedziane podczas połączenia mogą więc stanowić oświadczenie woli. Nie każda rozmowa o towarze jest jednak zamówieniem: pytanie o dostępność, prośba o kalkulację i przyjęcie konkretnej oferty mają różne znaczenie.

Zgodnie z art. 66 § 1 k.c. oferta powinna określać istotne postanowienia umowy. Przy zwykłym zamówieniu towaru pomocne jest jednoznaczne ustalenie jego rodzaju, ilości i ceny, a także terminu dostawy, miejsca odbioru oraz sposobu rozliczenia. Nie wszystkie te elementy mają w każdej umowie taki sam status prawny, ale każdy może stać się przedmiotem sporu.

Przykładowo dostawca proponuje sto opakowań konkretnego produktu po 40 zł netto za sztukę, z dostawą w piątek, a kupujący jednoznacznie przyjmuje te warunki. To inna sytuacja niż rozmowa zakończona prośbą o przesłanie oferty do zatwierdzenia. Nagranie powinno pozwalać odróżnić ostateczną akceptację od wstępnego zainteresowania.

Art. 66 § 2 k.c. przewiduje, że oferta złożona przez środek bezpośredniego porozumiewania się na odległość, bez określonego terminu odpowiedzi, przestaje wiązać, jeśli nie zostanie przyjęta niezwłocznie. Art. 70 § 1 k.c. wskazuje natomiast, że w razie wątpliwości umowa zostaje zawarta z chwilą otrzymania oświadczenia o przyjęciu oferty przez jej autora. Nie należy zatem zakładać, że propozycja usłyszana przez telefon pozostaje bezterminowo aktualna.

Swoboda formy nie usuwa wymagań szczególnych

Przed oceną nagrania trzeba rozdzielić dwa pytania: czy umowa jest ważna oraz jak można wykazać, co ustalono. Art. 73 § 1 k.c. wiąże nieważność przy niezachowaniu ustawowo wymaganej formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej z wyraźnym zastrzeżeniem takiego rygoru. Dla innych form szczególnych art. 73 § 2 k.c. przewiduje nieważność, z wyjątkiem wymagań służących jedynie wywołaniu określonych skutków.

W stosunkach między przedsiębiorcami istotny jest art. 74 § 4 k.c.: wyłącza stosowanie przepisów o skutkach niezachowania formy przewidzianej dla celów dowodowych. To ułatwienie dowodowe, a nie ogólne zwolnienie z wymaganej formy. Nie usuwa nieważności wynikającej z jej niedochowania. Nawet bardzo wyraźne nagranie nie naprawia takiego braku.

Trzeba również sprawdzić umowę ramową. Na podstawie art. 76 k.c. znaczenie może mieć forma ustalona przez same strony oraz określone przez nie skutki jej niezachowania. Art. 77 § 1 k.c. odnosi wymagania co do formy także do uzupełnienia lub zmiany umowy. Telefoniczne przesunięcie terminu albo rozszerzenie zlecenia nie zawsze wystarczy więc do skutecznej zmiany wcześniejszych ustaleń.

Czy nagranie spełnia formę dokumentową

Dokument nie musi być kartką papieru. Według art. 77³ k.c. jest nim nośnik, który pozwala poznać utrwaloną informację. Art. 77² k.c. wymaga natomiast, aby oświadczenie zapisano w dokumencie w sposób pozwalający ustalić osobę, która je składa. Nagranie może spełniać te warunki, ale nie wystarcza samo istnienie pliku z głosem.

Znaczenie mają treść wypowiedzi, przedstawienie się rozmówcy i okoliczności rozmowy. Sam numer telefonu może nie wystarczyć, gdy z aparatu korzysta kilka osób. Pomaga ustalenie nazwy kontrahenta, nazwiska i roli rozmówcy oraz tego, czy przyjmuje zamówienie, czy tylko przekazuje je do dalszego zatwierdzenia. Rozpoznanie głosu i umocowanie do działania za firmę to odrębne kwestie.

Forma dokumentowa nie jest tym samym co forma pisemna. Art. 78 § 1 k.c. wymaga dla formy pisemnej własnoręcznego podpisu, a art. 78¹ k.c. łączy równoważną jej formę elektroniczną z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykłe audio ani zwykły e-mail nie stają się taką formą tylko dlatego, że można je zapisać na komputerze.

Audio i transkrypcja mają różne znaczenie dowodowe

Art. 308 k.p.c. obejmuje między innymi dokumenty zawierające zapis dźwięku. Przy przeprowadzaniu takiego dowodu sąd odpowiednio stosuje przepisy dotyczące oględzin i dokumentów. Z kolei art. 243¹ k.p.c. dotyczy dokumentów tekstowych, których wystawcę można ustalić. Transkrypcję należy więc odróżnić od samego nagrania: jest zapisem przygotowanym na jego podstawie, a nie dźwiękowym przebiegiem rozmowy.

Transkrypcja ułatwia znalezienie ustaleń o cenie czy terminie, lecz może zawierać błędy, pomijać zawahania i nie oddawać kontekstu. W praktyce pomocne jest zachowanie oryginalnego pliku, przygotowanie kopii do odsłuchu i oznaczenie miejsc odpowiadających istotnym fragmentom tekstu. Niezrozumiałych słów nie należy zastępować domysłem. Informacja, kto i kiedy sporządził zapis tekstowy, pomaga ocenić jego pochodzenie.

W postępowaniu gospodarczym obowiązują ponadto szczególne reguły. Art. 458¹⁰ k.p.c. ogranicza korzystanie z zeznań świadków do sytuacji, gdy po wykorzystaniu pozostałych środków dowodowych nadal trzeba wyjaśnić fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy albo gdy brak innych środków dowodowych, a takie fakty pozostają niewyjaśnione. Art. 458¹¹ k.p.c. wymaga co do zasady dokumentu w rozumieniu art. 77³ k.c. do wykazania czynności strony związanej z nabyciem, utratą lub zmianą uprawnienia; przewiduje wyjątek, gdy strona wykaże niezależne od niej przyczyny niemożności przedstawienia dokumentu. Nagranie jako nośnik informacji może być takim dokumentem w rozumieniu art. 77³ k.c., a tym samym służyć wykazaniu czynności objętej art. 458¹¹ k.p.c., jednak ocenę konkretnego zapisu przeprowadza sąd. Wyłączenie z art. 74 § 4 k.c. nie znosi tych odrębnych reguł procesowych.

O wartości nagrania decyduje jego ocena wraz z pozostałym materiałem, zgodnie z art. 233 § 1 k.p.c. W wyroku z 23 stycznia 2013 r., I ACa 1142/12, Sąd Apelacyjny w Poznaniu uwzględnił nagranie rozmowy o zwrocie pożyczek. Nagrywający uczestniczył w rozmowie, zapis dotyczył rozliczeń, a dowód wspierał inne ustalenia. Ten przykład nie oznacza automatycznej akceptacji każdego nagrania ani gwarancji wygranej w sporze o zamówienie.

Potwierdzenie ustaleń e-mailem po rozmowie

Krótka wiadomość wysłana zaraz po zakończeniu połączenia pomaga wychwycić rozbieżności, zanim towar opuści magazyn. Powinna odtwarzać uzgodnienia, a nie dodawać warunki, które nie padły podczas rozmowy. Praktyczna lista obejmuje:

• oznaczenie obu firm i osoby prowadzącej rozmowę;
• przedmiot zamówienia, wariant produktu i ilość;
• cenę z rozróżnieniem netto i brutto oraz uzgodnione koszty dostawy;
• termin i miejsce dostawy lub odbioru;
• warunki płatności oraz kwestie pozostawione do zatwierdzenia.

Pomocna jest prośba o jednoznaczną odpowiedź oraz zachowanie całej korespondencji razem z nagraniem, zamówieniem i potwierdzeniem wydania towaru. Dowolny e-mail nie musi być dowodem akceptacji przez adresata. Art. 77¹ k.c. przewiduje szczególne skutki niezwłocznego potwierdzenia umowy między przedsiębiorcami, także przy nieistotnych zmianach i braku niezwłocznego sprzeciwu, lecz uzależnia je od określonych warunków. Nie daje to swobody jednostronnego dopisywania zasadniczo innej ceny lub zakresu świadczenia.

Uprzedzenie o nagrywaniu i dane rozmówcy

Firmowy charakter rozmowy nie wyłącza ochrony danych osobowych jej uczestników. Głos i treść wypowiedzi pozwalające zidentyfikować człowieka mogą być danymi osobowymi. Przed rozpoczęciem nagrywania trzeba ustalić cel i podstawę przetwarzania z art. 6 RODO. Sam zamiar posiadania dowodu nie uzasadnia nieograniczonego rejestrowania wszystkich rozmów.

Przed oparciem nagrywania na prawnie uzasadnionym interesie trzeba ocenić niezbędność zapisu oraz interesy, prawa i wolności rozmówcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podstawa związana z wykonaniem umowy z art. 6 ust. 1 lit. b RODO dotyczy umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. Nie należy automatycznie odnosić jej do każdego pracownika reprezentującego spółkę ani uznawać, że wymaga nagrywania całego połączenia.

Przy bezpośrednim zbieraniu danych od rozmówcy właściwy jest art. 13 RODO. Informację przekazuje się podczas pozyskiwania danych. Uprzedzenie o nagrywaniu warto podać przed rozpoczęciem rejestracji, ale samo krótkie ogłoszenie nie wyczerpuje obowiązku informacyjnego. Obejmuje on między innymi tożsamość administratora, cele i podstawę przetwarzania, okres przechowywania lub kryteria jego ustalania, odbiorców oraz informacje o prawach osoby i skardze do organu nadzorczego.

Art. 14 RODO dotyczy pozyskania danych z innego źródła, na przykład otrzymania od kontrahenta danych jego pracownika. Nie zastępuje art. 13 przy rejestrowaniu własnej rozmowy bezpośrednio z tą osobą. Zgodnie z zasadami art. 5 RODO zakres zapisu, czas przechowywania i dostęp do niego trzeba ograniczyć do potrzeb określonego celu oraz zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo. W firmowym archiwum nagranie powinno być powiązane z konkretnym zamówieniem i dostępne tylko osobom, które potrzebują go do swoich zadań.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 1610), art. 60, 66, 70, 73–74, 76–78 i 78¹, w tym art. 77¹–77³.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 1550), art. 233 § 1, art. 243¹, art. 308, art. 458¹⁰ i 458¹¹.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1–88, art. 5, 6, 13 i 14.
• Sąd Apelacyjny w Poznaniu, wyrok z 2013-01-23, I ACa 1142/12, saos.org.pl/judgments/4798.

Zdjęcie: Axisadman, CC BY-SA 3.0 (creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/), Wikimedia Commons, commons.wikimedia.org/wiki/File:Modern_warehouse_with_pallet_rack_storage_system.jpg