Nagrywanie rozmów w kancelarii a tajemnica zawodowa

Nagrywanie rozmów w kancelarii wymaga oceny ustawowych obowiązków dotyczących tajemnicy zawodowej i ochrony danych osobowych. Samo zabezpieczenie pliku ani zgoda klienta nie rozstrzygają wszystkich tych kwestii. Obowiązek poufności nie jest samodzielnym upoważnieniem do rejestrowania porad, a warunków dotyczących adwokata nie można automatycznie przenosić na radcę prawnego. Tekst dotyczy adwokatów, radców prawnych i ich personelu; nie obejmuje notariuszy.

Tajemnica zawodowa obejmuje także treść nagrania

Rozmowa z klientem może zawierać opis konfliktu rodzinnego, stan zdrowia, informacje o majątku i szczegóły działalności przedsiębiorstwa. Nagranie utrwala te informacje wraz z głosem rozmówcy, często szerzej niż notatka ze spotkania. Dodatkowy plik oznacza kolejne miejsce, w którym trzeba chronić poufne wiadomości: telefon, komputer, serwer, kopię zapasową lub zasób dostawcy usług.

Art. 6 ust. 1 Prawa o adwokaturze obejmuje tajemnicą całość informacji poznanych przez adwokata w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Art. 3 ust. 3 ustawy o radcach prawnych ustanawia taki sam obowiązek wobec radcy prawnego. W obu przypadkach o ochronie decyduje związek informacji z pomocą prawną, a nie to, czy utrwalono ją na papierze, czy w pliku dźwiękowym.

Art. 6 ust. 2 Prawa o adwokaturze i art. 3 ust. 4 ustawy o radcach prawnych nie pozwalają ograniczać tego obowiązku w czasie. Zakończenie zlecenia nie sprawia więc, że można swobodnie udostępniać zapis porady innym osobom. Bezterminowość tajemnicy nie oznacza jednak obowiązku bezterminowego przechowywania nagrań. Dla danych osobowych przetwarzanych przez adwokata lub radcę prawnego przy wykonywaniu zawodu obie ustawy przewidują dziesięcioletni okres przechowywania, liczony od zakończenia roku kalendarzowego, w którym dobiegło końca postępowanie obejmujące zgromadzenie tych danych (art. 16c ust. 1 pkt 2 lit. c Prawa o adwokaturze oraz art. 5c ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy o radcach prawnych). Po tym okresie dane mają zostać usunięte, zgodnie z ust. 2 każdego z tych artykułów. Przepisy wiążą początek liczenia terminu z zakończeniem postępowania. Przy samej poradzie, bez prowadzenia postępowania, ustalenie tego momentu wymaga osobnej analizy; nie należy automatycznie utożsamiać go z datą rozmowy.

Adwokat: zgoda na zapis nie uchyla tajemnicy

Art. 6 ust. 3 Prawa o adwokaturze wyklucza zwolnienie adwokata z tajemnicy dotyczącej faktów poznanych przy udzielaniu pomocy prawnej lub prowadzeniu sprawy. Ustawa przewiduje w ust. 4 określone wyłączenia, lecz nie ustanawia ogólnego wyjątku pod nazwą „klient zgadza się na nagrywanie”. Oświadczenie dotyczące samego zapisu nie powinno być zatem traktowane jako dowolne zezwolenie na ujawnianie jego zawartości.

Szczegółowe zasady etyki określa uchwalony przez adwokaturę Zbiór Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu. Przed uruchomieniem rejestrowania rozmów trzeba sprawdzić jego postanowienia; sam art. 6 ustawy nie rozstrzyga dopuszczalności nagrywania.

Dla organizacji pracy oznacza to konieczność oddzielenia decyzji o nagrywaniu od decyzji o dostępie do pliku. Nawet gdy zapis ma służyć wyłącznie odtworzeniu ustaleń z klientem, trzeba określić, kto będzie go słuchał i w jakim celu. Udzielenie dostępu całemu zespołowi nie wynika z samego faktu, że zespół pracuje w jednej kancelarii.

Radca prawny: tajemnica i ochrona nośników w kodeksie etyki

W przypadku radcy prawnego punktem wyjścia jest art. 3 ustawy o radcach prawnych. Ustęp 2 wiąże wykonywanie zawodu ze starannością wynikającą z wiedzy prawniczej i zasad etyki, a ust. 3–5 określają obowiązek zachowania tajemnicy. Art. 3 ust. 6 tej ustawy przewiduje wyłączenia dotyczące określonych informacji, podobnie jak art. 6 ust. 4 Prawa o adwokaturze. Także tutaj zgoda na nagranie nie stanowi przewidzianego w ustawie ogólnego zwolnienia z poufności.

Art. 23 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego nakazuje chronić poufne informacje przed ujawnieniem osobom niepowołanym. Obejmuje też ochronę dokumentów i nośników przed utratą, zniszczeniem oraz zniekształceniem, a przy zapisie elektronicznym – kontrolę dostępu i bezpieczeństwo systemu. Radca prawny ma kontrolować również dostęp współpracowników. Te wymagania dotyczą ochrony zapisu, nie stanowią samodzielnego zezwolenia na nagrywanie. Art. 45 tego kodeksu opiera relację z klientem na zaufaniu. Potajemne utrwalanie porady trzeba więc rozpatrywać także w świetle tej relacji, a nie tylko możliwości technicznych urządzenia.

W kancelarii, w której pracują przedstawiciele obu zawodów, jedna instrukcja techniczna nie zastępuje dwóch ocen zawodowych. Ustalenia powinny poprzedzać włączenie automatycznego zapisu połączeń. Pracownik recepcji nie powinien sam rozstrzygać tych kwestii podczas odbierania telefonu od klienta.

RODO: najpierw cel i podstawa, potem przycisk nagrywania

Zapis głosu i treści pozwalających rozpoznać osobę jest przetwarzaniem danych w rozumieniu art. 4 pkt 1 i 2 RODO. Administratorem jest podmiot ustalający cele i sposoby przetwarzania, zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO. W praktyce trzeba więc wskazać, kto podejmuje decyzję o tworzeniu archiwum, zamiast pozostawiać tę odpowiedzialność nieokreślonemu „działowi technicznemu”.

Art. 6 ust. 1 RODO wymaga odpowiedniej podstawy przetwarzania. Umowa o pomoc prawną nie uzasadnia automatycznie nagrywania każdej porady: przy podstawie umownej liczy się niezbędność zapisu do wykonania umowy. Przy wyborze prawnie uzasadnionego interesu kancelaria musi ocenić, czy nagranie jest niezbędne do realizacji tego celu i czy nie przeważa nad nim ochrona interesów lub podstawowych praw i wolności rozmówcy. Wygoda odsłuchania całego spotkania nie zastępuje takiej analizy.

Jeżeli kancelaria opiera przetwarzanie na zgodzie, zastosowanie ma art. 7 RODO, w tym obowiązek wykazania zgody i zapewnienia możliwości jej wycofania. Art. 7 ust. 4 RODO nakazuje przy ocenie dobrowolności zgody szczególnie uwzględnić uzależnianie wykonania umowy od zgody na przetwarzanie zbędne do jej realizacji. W kancelarii problem powstaje więc przy uzależnianiu udzielenia pomocy od zgody na nagranie, jeżeli zapis nie jest niezbędny do wykonania umowy. Zgoda jako podstawa przetwarzania danych nie zastępuje oceny tajemnicy zawodowej ani zasad etyki.

Rozmowy mogą też dotyczyć zdrowia lub innych szczególnych kategorii danych. Wówczas sama podstawa z art. 6 nie wystarcza: potrzebny jest odpowiedni warunek z art. 9 RODO. Przykładowo art. 9 ust. 2 lit. f RODO dotyczy niezbędności przetwarzania dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Nie daje ogólnej podstawy do nagrywania wszystkich kontaktów z kancelarią. Dane o skazaniach i naruszeniach prawa wymagają uwzględnienia odrębnych warunków art. 10 RODO.

Art. 5 ust. 1 RODO wymaga ograniczenia zakresu danych oraz czasu przechowywania do potrzeb celu. Jeżeli wystarcza notatka z uzgodnień, należy rozważyć ją przed tworzeniem pełnego zapisu. Przy zbieraniu danych od rozmówcy art. 13 RODO wymaga przekazania informacji obejmujących między innymi administratora, cel, podstawę, okres przechowywania i właściwe prawa. Sam komunikat „rozmowa jest nagrywana” nie zawiera wszystkich tych informacji.

Prawa osoby nagranej trzeba rozpatrywać z uwzględnieniem tajemnicy zawodowej: art. 16a ust. 1 Prawa o adwokaturze oraz art. 5a ust. 1 ustawy o radcach prawnych ograniczają stosowanie art. 15 ust. 1 i 3, art. 18 i art. 19 RODO do sytuacji, w których wykonanie tych przepisów nie narusza obowiązku poufności danego prawnika. Ma to znaczenie choćby przy żądaniu kopii danych zawartych w nagraniu przez przeciwnika klienta. Ponadto ust. 2 obu przepisów krajowych wyłącza stosowanie art. 21 ust. 1 RODO wobec danych pozyskanych przez adwokata lub radcę prawnego w związku ze świadczeniem pomocy prawnej.

Archiwum wewnętrzne i dostawca zewnętrzny

Lokalny serwer nie zapewnia poufności samym umiejscowieniem w kancelarii. Art. 32 RODO nakazuje dostosować zabezpieczenia do ryzyka. Przy nagraniach porad warto ocenić szyfrowanie, indywidualne uprawnienia, kontrolę pobierania plików, ochronę kopii zapasowych oraz możliwość odtworzenia danych po awarii. Skuteczność przyjętych środków trzeba regularnie sprawdzać.

Dostawca przechowujący nagrania w imieniu administratora może pełnić rolę podmiotu przetwarzającego. Art. 28 RODO wymaga odpowiednich gwarancji oraz umowy lub innego wiążącego instrumentu prawnego określającego przetwarzanie. Znaczenie mają między innymi poufność personelu dostawcy, działanie na udokumentowane polecenie, zasady korzystania z dalszych podmiotów i postępowanie z danymi po zakończeniu usługi.

Umowa powierzenia nie rozstrzyga jednak sama o dopuszczalności udostępnienia tajemnicy zawodowej. Przed przekazaniem plików trzeba ustalić rzeczywisty zakres dostępu dostawcy i jego pracowników. Dotyczy to również usług sporządzania transkrypcji: zamiana dźwięku na tekst tworzy dodatkową postać poufnej treści. Jeżeli dostawca chce używać nagrań do własnych celów, jego rola wymaga odrębnej oceny.

Co powinna zawierać instrukcja dla personelu

Instrukcja służy wykonaniu wcześniej przyjętych ustaleń prawnych i organizacyjnych. Art. 22 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego wymaga wyraźnego zobowiązania współpracowników do poufności oraz wskazania odpowiedzialności prawnej za ujawnienie tajemnicy. Instrukcja powinna jasno określać:

• kto zatwierdza nagrywanie i jakich rozmów decyzja dotyczy;
• jak przekazać informacje rozmówcy oraz postąpić przy odmowie lub wycofaniu zgody, jeżeli jest ona podstawą przetwarzania;
• gdzie zapisywać pliki i kto może je odtwarzać, kopiować oraz udostępniać;
• jak uwzględniać ustawowy okres przechowywania danych przy ustalaniu terminów usuwania nagrań i postępowaniu z kopiami zapasowymi;
• komu zgłaszać pomyłkę, utratę urządzenia lub wysłanie nagrania niewłaściwej osobie.

Art. 32 ust. 4 RODO wymaga działań zapewniających przetwarzanie danych przez osoby upoważnione wyłącznie na polecenie administratora, z przewidzianym w przepisie wyjątkiem obowiązku prawnego. Praktycznym rozwinięciem tej reguły jest zakaz samowolnego przenoszenia nagrań na prywatne konta oraz odbieranie uprawnień po zmianie obowiązków pracownika.

Gdy poradę nagrywa klient

Sytuację klienta trzeba oddzielić od zasad wykonywania zawodu przez prawnika. W art. 267 § 1 k.k. opisano nieuprawnione zdobywanie dostępu do informacji dla sprawcy nieprzeznaczonej wskazanymi tam sposobami, takimi jak przełamanie zabezpieczeń; § 3 obejmuje zakładanie lub używanie urządzeń bądź oprogramowania z zamiarem zdobycia informacji niedostępnych sprawcy na mocy jego uprawnień. Utrwalenie wypowiedzi kierowanej do klienta podczas jego porady różni się od pozostawienia urządzenia, by podsłuchiwało cudze spotkanie.

Nie oznacza to dowolności dalszego wykorzystania zapisu. Art. 23 k.c. zapewnia ochronę dóbr osobistych. Art. 24 § 1 k.c. pozwala osobie zagrożonej w swoich dobrach osobistych domagać się zaprzestania działania innej osoby, z wyjątkiem sytuacji, gdy to działanie nie jest bezprawne; po dokonanym naruszeniu można domagać się czynności usuwających jego skutki. Publikacja nagrania wymaga zatem osobnej oceny. Uzgodnienie sposobu utrwalenia porady pomaga uporządkować kontakt, lecz nie daje automatycznego prawa do rozpowszechniania wypowiedzi ani danych innych osób.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 maja 1982 r. – Prawo o adwokaturze (Dz.U. 2022 poz. 1184), art. 6, 16a i 16c.
• Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U. 2022 poz. 1166), art. 3, 5a i 5c.
• Krajowa Izba Radców Prawnych: Kodeks Etyki Radcy Prawnego, załącznik do uchwały Nr 3/2014 Nadzwyczajnego Krajowego Zjazdu Radców Prawnych z dnia 22 listopada 2014 r., art. 22, 23 i 45, kirp.pl/etyka-i-wykonywanie-zawodu/etyka/kodeks-etyki-radcy-prawnego/.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1), art. 4–7, 9–10, 13, 15, 18–19, 21, 28 i 32.
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. 2022 poz. 1138), art. 267.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. 2022 poz. 1360), art. 23–24.

Zdjęcie: Londonjackbooks, CC BY-SA 4.0 (creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/), Wikimedia Commons, commons.wikimedia.org/wiki/File:Old_books,_desk_lamp_and_computer.jpg