Test odtwarzania kopii zapasowej nagrań – jak sprawdzić, czy działa

Test odtwarzania kopii zapasowej nagrań polega na przywróceniu wybranych plików z kopii i sprawdzeniu na innym urządzeniu, czy można ich słuchać. Sam komunikat o zakończonym zapisie nie wystarcza. Próbę najlepiej wykonać spokojnie, według krótkiej listy czynności, a jej datę, zakres i wynik zachować w protokole. Dzięki temu wiadomo, co rzeczywiście zostało sprawdzone i kiedy trzeba powtórzyć kontrolę.

Co potwierdza próba odtworzenia

Widoczny folder z nagraniami potwierdza jedynie, że można wyświetlić jego zawartość. Nie odpowiada jeszcze na pytanie, czy wybraną rozmowę da się przywrócić i odsłuchać od początku do końca. Podobnie poprawne odtwarzanie nagrania na telefonie użytym do jego zapisu nie sprawdza kopii znajdującej się na innym nośniku. Podczas próby trzeba świadomie sięgnąć do konkretnego zestawu kopii.

Poradnik ARSC Guide to Audio Preservation opisuje problem zmian i uszkodzeń plików cyfrowych: uszkodzenie może powodować zakłócenia dźwięku albo uniemożliwiać otwarcie nagrania. Podkreśla też znaczenie ewidencji zasobu i jego lokalizacji. W praktyce sprawdzenie kopii zapasowej nagrań powinno więc obejmować zarówno znalezienie właściwego pliku, jak i jego użycie.

Poniższy przebieg jest propozycją organizacji rutynowego testu. Liczba nagrań, sposób ich wyboru i terminy kontroli powinny odpowiadać konkretnemu archiwum. Udana próba kilku plików daje informację o tych plikach oraz sprawdzonej drodze odtworzenia; nie jest gwarancją sprawności całego zbioru.

Wybierz próbkę, która odpowiada zawartości archiwum

Zacznij od wskazania kopii, którą zamierzasz sprawdzić. Zapisz jej oznaczenie i datę wykonania, o ile jest dostępna. Ustal również, jakie nagrania powinna zawierać. Rozmowy zapisanej już po wykonaniu tej kopii nie należy traktować jako brakującego pliku. Bez takiego rozróżnienia łatwo uznać poprawny wynik za błąd albo sprawdzić inny zestaw niż zaplanowany.

Jako prosty punkt wyjścia można wybrać kilka nagrań różniących się cechami istotnymi dla odtwarzania:

• jedno z najnowszych nagrań, które powinno znajdować się w wybranej kopii;
• starsze nagranie z tego samego zestawu, jeżeli zestaw obejmuje dłuższy okres;
• dłuższą rozmowę, której sprawdzenie obejmie także dalszą część pliku;
• przykład każdego używanego formatu lub źródła nagrań, jeśli archiwum jest pod tym względem zróżnicowane.

To przykładowe kryteria, a nie obowiązkowa liczba pozycji. W niewielkim zbiorze można sprawdzić wszystkie nagrania. W większym lepiej zaplanować zmienną próbkę, zamiast przy każdej kontroli otwierać te same dwa najłatwiejsze do znalezienia pliki. Jeśli kopie są wykonywane dla kilku odrębnych zbiorów, protokół powinien wskazywać, które z nich objęto próbą.

Dobór zapisz przed rozpoczęciem. Gdy wybranego nagrania nie uda się znaleźć, odnotuj ten fakt. Zastąpienie go innym plikiem bez śladu w protokole sprawiłoby, że wynik wyglądałby lepiej niż rzeczywisty przebieg kontroli.

Przywróć nagrania na innym urządzeniu

Przygotuj drugie urządzenie przeznaczone do takiego testu, zdolne odtwarzać używane formaty. Chodzi o sprawdzenie sytuacji, w której nie korzystasz z urządzenia służącego na co dzień do nagrywania. W firmie powinien to być sprzęt dopuszczony do pracy z tymi danymi. Nie wysyłaj rozmów do przypadkowego internetowego odtwarzacza tylko po to, by szybciej zakończyć próbę.

Sposób przywracania zależy od tego, jak wykonano kopię. Zwykłe pliki można odczytać odpowiednią aplikacją, natomiast zestaw zapisany przez program do kopii może wymagać jego funkcji przywracania. Kieruj się dokumentacją użytego rozwiązania. Test ma pokazać, czy potrafisz przejść cały potrzebny proces, więc brak wymaganego programu lub niejasną instrukcję również zapisz jako przeszkodę.

1. Wskaż konkretny zestaw kopii oraz wybrane wcześniej nagrania.
2. Przywróć je w miejscu przeznaczonym do testu, bez nadpisywania używanego archiwum.
3. Upewnij się, że otwierasz pliki przywrócone z kopii, a nie nagrania dostępne już wcześniej na urządzeniu.
4. Uruchom odtwarzanie i sprawdź, czy słychać oczekiwaną rozmowę.
5. Zapisz czas potrzebny do uzyskania pierwszego działającego nagrania oraz wszelkie przeszkody.

Odsłuch krótkiego początku jest tylko ograniczoną kontrolą. W wybranej próbce najlepiej odtworzyć nagrania w całości. Jeśli czas pozwala jedynie na przesłuchanie początku, środka i końca, zapisz dokładnie taki zakres. Zwróć uwagę na nagłe przerwanie odtwarzania, brak dźwięku w części rozmowy lub komunikaty błędów. Nie poprawiaj nagrania podczas sprawdzania – celem jest ustalenie, co udało się odtworzyć.

Porównanie sum kontrolnych pliku źródłowego i przywróconego pozwala dodatkowo sprawdzić zgodność danych, co opisuje NIST SP 800-86, lecz sam odsłuch tego nie potwierdza.

Zapisz wynik tak, by dało się go powtórzyć

Krótki protokół jest bardziej użyteczny niż notatka „kopia działa”. Powinien pozwalać ustalić, z czego skorzystano i na czym opiera się ocena. Nie musi być rozbudowanym formularzem. Dla małego archiwum wystarczy jeden wpis zawierający stały zestaw informacji:

• datę próby i oznaczenie sprawdzanej kopii;
• identyfikatory wybranych nagrań oraz liczbę sprawdzonych plików;
• urządzenie, program i jego wersję użyte do przywrócenia lub odsłuchu;
• zakres odsłuchu i czas trwania próby;
• wynik dla każdego pliku, napotkane błędy i elementy niesprawdzone;
• osobę wykonującą test, potrzebne działania oraz termin następnej kontroli.

Przykładowy zapis wyniku może brzmieć: „Przywrócono cztery z czterech wybranych nagrań. Trzy odsłuchano w całości, w czwartym sprawdzono początek, środek i koniec. Nie wystąpiły błędy odtwarzacza. Pełny odsłuch czwartego pliku pozostaje do wykonania”. To opis zakresu, a nie deklaracja sprawności wszystkich kopii.

Do oznaczania plików wystarczą identyfikatory pozwalające je odnaleźć. Protokół techniczny nie potrzebuje streszczeń rozmów, nazwisk rozmówców ani przepisanych numerów telefonów. W razie błędu zapisz jego treść bez zbędnych danych osobowych oraz etap, na którym się pojawił. Ułatwi to powtórzenie próby w tych samych warunkach.

Jak postąpić z niepełnym lub negatywnym wynikiem

Brak możliwości odsłuchu nie przesądza jeszcze, że plik jest uszkodzony. Przeszkodą może być również program nieobsługujący danego formatu albo nieukończone przywracanie. Oddziel obserwację od przypuszczenia: „program zgłosił nieobsługiwany format” mówi więcej niż ogólne „kopia uszkodzona”. Nie oznaczaj takiej próby jako udanej tylko dlatego, że nazwa pliku jest widoczna.

Po usunięciu ustalonej przeszkody powtórz test dla tych samych nagrań. Zachowaj wynik pierwszej próby i dopisz rezultat powtórzenia. Jeśli problem dotyczy jednej pozycji, rozsądne jest rozszerzenie próbki o podobne nagrania. Do czasu wyjaśnienia błędu zakres potwierdzonej sprawności pozostaje ograniczony do plików, które rzeczywiście udało się przywrócić i sprawdzić.

Ustal częstotliwość i zachowaj ochronę danych

Termin kolejnej próby powinien wynikać z przyjętej procedury: uwzględniać przyrost nagrań, ich znaczenie oraz skutki braku możliwości odtworzenia. Przykładowo można zaplanować comiesięczną kontrolę zmiennej próbki, ale taki odstęp wymaga oceny w konkretnym zastosowaniu. Dodatkową próbę dobrze przewidzieć po zmianie programu do kopii lub sposobu ich wykonywania. W harmonogramie wskaż również osobę odpowiedzialną, aby zadanie nie zależało wyłącznie od pamięci.

Kopia zapasowa nagrań rozmów może zawierać dane osobowe i wymaga ochrony także podczas testu. Jeżeli przetwarzanie podlega RODO, art. 32 ust. 1 lit. c i d RODO obejmuje, stosownie do ryzyka, zdolność przywracania dostępności danych po incydencie oraz regularne sprawdzanie skuteczności zabezpieczeń. Przepis nie narzuca jednej częstotliwości prób dla każdego archiwum. Techniczny test należy przeprowadzać z zachowaniem obowiązujących zasad ochrony danych, również przy odsłuchu.

Próbę można zamknąć, gdy każde wybrane nagranie ma opisany wynik, a każda przeszkoda – wskazane dalsze działanie. Zapisana data następnej kontroli pomaga utrzymać tę czynność w stałym rytmie. Najbardziej użyteczny rezultat to konkretna informacja: z tej kopii, na tym urządzeniu i w takim czasie udało się odtworzyć wskazane rozmowy.

Źródła

• Association for Recorded Sound Collections, Council on Library and Information Resources, Library of Congress: ARSC Guide to Audio Preservation, CLIR Publication 164, maj 2015, rozdziały 5 i 7, www.clir.org/wp-content/uploads/sites/6/pub164.pdf
• National Institute of Standards and Technology: Guide to Integrating Forensic Techniques into Incident Response, NIST SP 800-86, sierpień 2006, rozdział 4.2.2, nvlpubs.nist.gov/nistpubs/Legacy/SP/nistspecialpublication800-86.pdf
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1, art. 32 ust. 1 lit. c i d

Zdjęcie: Qwertz1894, CC BY-SA 4.0 (creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/), Wikimedia Commons, commons.wikimedia.org/wiki/File:Exabyte_Mammoth.png