Protokół przekazania archiwum nagrań między pracownikami – wzór i lista kontroli

Protokół przekazania archiwum nagrań powinien wskazywać, kto komu przekazuje zbiór, jakie pliki obejmuje przekazanie, gdzie są przechowywane i jakie braki stwierdzono. Przy urlopie, zmianie stanowiska lub odejściu pracownika potrzebne są również data, uwagi odbierającego, podpisy oraz odnotowanie zmiany dostępu. Taki dokument pozwala odróżnić faktycznie odebrane zasoby od materiałów, które dopiero mają zostać odnalezione lub sprawdzone.

Kiedy i co właściwie przekazujemy

Przekazanie archiwum nie zawsze oznacza kopiowanie nagrań na inny dysk. Pliki mogą pozostać w tym samym firmowym zasobie, a zmienia się osoba zajmująca się ich obsługą. W protokole trzeba zatem określić, czy chodzi o przejęcie opieki nad istniejącym zbiorem, odebranie kopii, czy także fizyczne otrzymanie nośnika. Samo zdanie „przekazano archiwum” nie rozstrzyga tej różnicy.

Przy zastępstwie urlopowym zapisz okres zastępstwa i zakres powierzonych czynności. Przy trwałej zmianie pracownika wskaż moment przejęcia obsługi archiwum. W obu sytuacjach dobrze przeprowadzić wspólny przegląd przed ostatnim dniem obecności przekazującego, aby został czas na wyjaśnienie niejasnych nazw, brakujących katalogów lub niedziałającego odczytu.

Jeżeli do zbioru stale trafiają nowe nagrania, określ godzinę zamknięcia zestawienia. Lista sporządzona rano może nie opisywać zawartości z końca dnia. Zapisanie momentu inwentaryzacji pozwala wyjaśnić taką różnicę bez przypisywania komukolwiek błędu. Nowe pliki można objąć osobnym, datowanym uzupełnieniem zgodnie z przyjętym sposobem pracy.

Inwentaryzacja: liczby, daty i lokalizacje

Poradnik ARSC Guide to Audio Preservation wskazuje znaczenie spisu pozwalającego zidentyfikować poszczególne nagrania i ustalić ich położenie. Dla plików cyfrowych lokalizację opisuje między innymi ścieżka i nazwa pliku. W firmowym protokole tę zasadę można zastosować przez dołączenie listy plików i wskazanie katalogu, którego lista dotyczy. Jest to praktyczna adaptacja zasad archiwizacji, a nie narzucony przez poradnik formularz kadrowy.

W części zbiorczej podaj liczbę plików audio, ich łączny rozmiar oraz zakres dat rozmów, o ile jest znany. Osobno policz dokumenty towarzyszące, aby liczba wszystkich pozycji w folderze nie udawała liczby nagrań. Zaznacz, czy zestawienie obejmuje podkatalogi. Rozmiar zapisz wraz z jednostką; dokładna wartość w bajtach pozwoli uniknąć niejasności wynikających z zaokrąglenia.

Zakres dat powinien mieć opis: daty rozmów, daty eksportu albo daty widoczne przy plikach. Nie należy zastępować nieznanego czasu rozmowy datą skopiowania pliku. Gdy daty części nagrań nie zostały ustalone, wpisz ten brak wprost. Nie trzeba odtwarzać całej historii zbioru, aby uczciwie opisać jego stan.

Przy kilku miejscach przechowywania wymień każde z nich i jego rolę: zbiór podstawowy, kopia zapasowa, materiały robocze. Podaj identyfikator firmowego zasobu lub oznaczenie nośnika i miejsce jego przechowywania. Jeśli nagrania pozostają na serwerze, a pracownik otrzymuje jedynie możliwość korzystania z nich, zaznacz to zamiast potwierdzać odbiór dysku, którego faktycznie nie przekazano.

Nie utożsamiaj każdego pliku z osobną rozmową. Zbiór może zawierać wycinki, wersje robocze albo kilka części jednego nagrania. Opisz sposób ich ujęcia w zestawieniu, zachowując istniejące rozróżnienie między materiałem źródłowym a pochodnymi. Masowe porządkowanie nazw podczas odbioru utrudnia odniesienie uwag do listy przygotowanej przez przekazującego.

Zgodność zawartości plików z wartościami zapisanymi przy nich na liście można sprawdzić sumami kontrolnymi, których porównywanie opisuje NIST SP 800-86; sposób postępowania wyjaśnia artykuł Suma kontrolna nagrania: jak sprawdzić, czy kopia ma te same bajty.

Krótki odsłuch i zastrzeżenia odbierającego

Jako praktyczny element odbioru można przeprowadzić krótki odsłuch wybranych nagrań. Wybierz próbkę z różnych części zbioru, szczególnie gdy pliki pochodzą z kilku źródeł. Zanotuj identyfikatory sprawdzonych plików, miejsca odsłuchu i wynik. Celem jest odnotowanie, czy wybrane fragmenty dają się odtworzyć oraz czy zauważono ciszę, przerwy lub inne trudności.

Próbka odsłuchowa nie potwierdza sprawności całego archiwum. Jeżeli sprawdzono tylko kilka fragmentów, właśnie taki zakres powinien znaleźć się w protokole. Nie wpisuj „wszystkie nagrania poprawne” na podstawie otwarcia jednego pliku. Sam widok nazw w katalogu również nie mówi, czy wszystkie nagrania są dostępne do odtworzenia.

Uwagi powinny opisywać obserwację, a nie niepotwierdzoną przyczynę. Zamiast „plik uszkodzony przez poprzedniego pracownika” zapisz na przykład: „plik A017 nie otworzył się w użytym odtwarzaczu; przyczyna nieustalona”. Oddziel brak pliku od braku dostępu i od problemu z odtwarzaniem. Każda z tych sytuacji wymaga innego wyjaśnienia.

Dla rozbieżności wyznacz osobę odpowiedzialną za wyjaśnienie i termin odpowiedzi. Jeżeli spis zawiera 240 pozycji, a odnaleziono 238 plików, podaj obie liczby oraz identyfikatory brakujących pozycji. Odbierający może potwierdzić otrzymanie dostępnej części z zaznaczonymi zastrzeżeniami. Podpis pod protokołem nie powinien zamieniać nierozwiązanego braku w deklarację kompletności.

Nagrania z danymi osobowymi i zmiana dostępu

Archiwum rozmów może zawierać dane osobowe, dlatego przekazuj je wyłącznie osobom upoważnionym do danego zakresu pracy. Art. 29 RODO przewiduje przetwarzanie danych przez osoby działające z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego wyłącznie na polecenie administratora; wyjątek dotyczy sytuacji, gdy obowiązek przetwarzania nakłada prawo unijne lub prawo państwa członkowskiego. Sam podpis na protokole odbioru nie zastępuje ustalenia, czy pracownik może otrzymać dostęp.

Art. 32 ust. 1 i 2 RODO wymaga zabezpieczeń dostosowanych do ryzyka, obejmującego między innymi utratę danych oraz nieuprawniony dostęp. Protokół może pomóc udokumentować czynności organizacyjne przy zmianie pracownika. Te przepisy nie ustanawiają jednak konkretnego wzoru protokołu ani nie przesądzają, że samo jego sporządzenie zapewnia odpowiednią ochronę.

Odnotuj datę wykonanej zmiany dostępu i potwierdzenie osoby, która ją przeprowadziła, ewentualnie numer wewnętrznego zgłoszenia. Rozróżnij zmianę zleconą od wykonanej. Nie wpisuj haseł ani kodów dostępu do dokumentu. Szczegóły nadawania uprawnień oraz okresy przechowywania nagrań pozostaw w odrębnych procedurach firmy; protokół może wskazywać ich nazwę i wersję.

Protokół przekazania archiwum nagrań – wzór w 10 punktach

Poniższy układ jest propozycją do dostosowania do firmowego obiegu dokumentów. Pola dotyczące niewykonanych czynności oznacz jako oczekujące, a nie pozostawiaj pustych. Listę plików dołącz jako jednoznacznie oznaczony załącznik.

1. Oznaczenie dokumentu: numer protokołu, jednostka organizacyjna, data i miejsce sporządzenia, godzina ustalenia stanu zbioru.
2. Strony: imię, nazwisko i stanowisko przekazującego oraz odbierającego; wskazanie potwierdzenia upoważnienia odbierającego w odpowiedniej dokumentacji.
3. Powód i zakres: zastępstwo, zmiana stanowiska lub zakończenie pracy; czasowe albo stałe przejęcie obsługi; moment rozpoczęcia i zakres powierzonych czynności.
4. Opis archiwum: nazwa zbioru, liczba plików audio, osobna liczba dokumentów towarzyszących, łączny rozmiar z jednostką, zakres dat i znaczenie tych dat.
5. Miejsca przechowywania: oznaczenia zasobów i katalogów, role poszczególnych kopii, identyfikatory przekazywanych nośników oraz ich miejsce przechowywania.
6. Załączniki: nazwa i data zestawienia plików, wersja spisu oraz wskazanie pozostałej przekazywanej dokumentacji archiwum.
7. Zakres sprawdzenia: wykonane czynności, oznaczenia plików objętych krótkim odsłuchem, sprawdzone fragmenty, użyty odtwarzacz i odnotowane wyniki.
8. Braki i zastrzeżenia: identyfikatory nieodnalezionych lub problematycznych plików, opis obserwacji, kwestie niesprawdzone, osoba wyjaśniająca i termin.
9. Zmiana dostępu: wykonana czynność, data, potwierdzenie realizacji lub status zgłoszenia oraz wskazanie właściwej procedury firmowej.
10. Oświadczenia i podpisy: potwierdzenie przekazania oraz odbioru opisanego zakresu, z zachowaniem wymienionych zastrzeżeń; daty i podpisy obu stron.

Najczęstsze pomyłki przy zamykaniu przekazania

Najwięcej nieporozumień powodują ogólne deklaracje: „wszystko na serwerze”, „dostęp załatwiony”, „bez uwag”. Zastąp je lokalizacją zasobu, potwierdzonym statusem czynności oraz rzeczywistym wynikiem przeglądu. Jeżeli odbierający nie mógł jeszcze otworzyć katalogu, powinno to być widoczne obok informacji o przekazaniu, a nie pozostać wyłącznie w rozmowie pracowników.

Drugą pomyłką jest poprawianie załącznika po podpisaniu dokumentu bez oznaczenia zmiany. Zachowaj wersję listy, której dotyczyły podpisy; późniejsze wyjaśnienia dopisz w datowanym uzupełnieniu. Obie strony powinny móc odnaleźć ten sam protokół wraz z załącznikami w ustalonym firmowym miejscu. Dzięki temu kolejny pracownik odczyta zarówno zakres odebranych materiałów, jak i granice przeprowadzonego sprawdzenia.

Źródła

• Association for Recorded Sound Collections, Council on Library and Information Resources, Library of Congress: ARSC Guide to Audio Preservation, CLIR Publication 164, maj 2015, rozdziały 5 i 6, clir.org/wp-content/uploads/sites/6/pub164.pdf
• National Institute of Standards and Technology: Guide to Integrating Forensic Techniques into Incident Response, NIST SP 800-86, sierpień 2006, rozdział 3.1.2, nvlpubs.nist.gov/nistpubs/Legacy/SP/nistspecialpublication800-86.pdf
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1), art. 29 i art. 32 ust. 1–2

Zdjęcie: WilliamDenton, CC0 1.0 (creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/), Wikimedia Commons, commons.wikimedia.org/wiki/File:Hollinger_box_(angle_view).jpg