Nagrywanie rozmowy z urzędnikiem – co potwierdza zapis telefonu do urzędu?

Nagrywanie rozmowy z urzędnikiem zasadniczo nie narusza art. 267 k.k., jeśli uczestniczysz w tym kontakcie, a przekazywane informacje są przeznaczone dla ciebie. Zapis może pomóc odtworzyć udzielone wyjaśnienia, lecz sam nie zastępuje decyzji, urzędowej adnotacji ani interpretacji podatkowej. Osobnej oceny wymaga ochrona dóbr osobistych i dalsze udostępnianie nagrania.

Telefon do urzędu: informacja czy załatwienie sprawy?

Rozmowa o godzinach przyjęć, potrzebnych załącznikach lub sposobie wypełnienia formularza zwykle służy uzyskaniu informacji. Pracownik może wyjaśnić procedurę, ale nie oznacza to jeszcze, że rozstrzygnął twoją sprawę. Podobnie odpowiedź na ogólne pytanie podatkowe nie jest równoznaczna z oceną wszystkich dokumentów konkretnego przedsiębiorcy.

Inny charakter może mieć kontakt telefoniczny w już prowadzonym postępowaniu. Trzeba wtedy ustalić, czego dotyczy rozmowa, kto jej udziela i czy jest to czynność mająca znaczenie dla akt sprawy. Pomocne pytanie brzmi: czy otrzymuję ogólne wyjaśnienie, czy urząd dokonuje właśnie określonej czynności w moim postępowaniu? Sam służbowy numer telefonu nie rozstrzyga tej różnicy.

Nie ma jednego zestawu reguł dla każdej rozmowy z gminą, urzędem skarbowym i ZUS. O właściwej procedurze decyduje rodzaj sprawy. Art. 3 § 1 pkt 2 k.p.a. wyłącza zasadniczo stosowanie tego kodeksu do spraw regulowanych Ordynacją podatkową, z wyjątkami dotyczącymi wskazanych w nim działów. Dlatego zasad o telefonicznym załatwianiu spraw według k.p.a. nie należy automatycznie przenosić na każdą informację podatkową ani na każdą infolinię.

Co powinno znaleźć się w aktach sprawy?

Art. 14 § 1a k.p.a. przyjmuje prowadzenie i załatwianie spraw na piśmie, w postaci papierowej lub elektronicznej. Telefon jest dopuszczoną możliwością, ale ma warunki. Zgodnie z art. 14 § 2 k.p.a. za takim sposobem załatwienia sprawy musi przemawiać interes strony, a przepisy nie mogą go wykluczać.

Ten sam przepis wymaga utrwalenia w aktach treści załatwienia sprawy oraz jego istotnych motywów. Służy temu protokół albo adnotacja podpisana przez stronę. Nie wystarczy zatem założenie, że skoro obywatel zapisał dźwięk na telefonie, wymagania dotyczące akt zostały spełnione. Nagranie pozostające u rozmówcy nie staje się przez to urzędowym protokołem.

Od tej sytuacji trzeba odróżnić art. 72 § 1 k.p.a. Dotyczy on czynności organu, które mają znaczenie dla sprawy lub przebiegu postępowania, a nie sporządza się z nich protokołu. Utrwala się je w aktach adnotacją podpisaną przez pracownika wykonującego czynność. Podpis pracownika w art. 72 i podpis strony przy adnotacji z art. 14 § 2 dotyczą różnych wymagań. Nie należy traktować tych przepisów jako zamiennych.

Przykładowo telefoniczne wyjaśnienie istotnej okoliczności w toczącym się postępowaniu może wymagać udokumentowania przez organ. Ogólne pytanie o lokalizację kancelarii nie staje się natomiast z samego powodu rozmowy z urzędnikiem czynnością w konkretnej sprawie. Własna notatka pomaga pamiętać przebieg kontaktu, lecz pozostaje notatką rozmówcy.

Rozmowa z KIS nie jest interpretacją indywidualną

Przedsiębiorca może chcieć zachować odpowiedź telefoniczną, aby wrócić do wyjaśnienia lub dokładnie sformułować dalsze pytania. Nagranie pozwala sprawdzić również to, jakie założenia podał konsultantowi. Nie nadaje jednak wypowiedzi rangi interpretacji indywidualnej, nawet jeśli odpowiedź była szczegółowa i brzmiała stanowczo.

Art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej przewiduje wydanie interpretacji indywidualnej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na wniosek zainteresowanego, w jego indywidualnej sprawie. Zgodnie z art. 14b § 2 wniosek może dotyczyć sytuacji już zaistniałej albo zdarzenia przyszłego. Art. 14b § 3 wymaga wyczerpującego opisania tej sytuacji i przedstawienia własnego stanowiska w sprawie jej oceny prawnej.

To istotna różnica wobec krótkiej rozmowy, podczas której łatwo pominąć szczegół umowy lub sposób rozliczenia. Jeżeli potrzebujesz interpretacji, samo zachowanie pliku audio nie zastępuje przewidzianej procedury. Nie można też na podstawie samego nagrania obiecywać ochrony właściwej interpretacji indywidualnej.

Własna rozmowa, cudze informacje i dobra osobiste

Art. 267 § 1 k.k. przewiduje odpowiedzialność za zdobywanie bez uprawnienia dostępu do informacji przeznaczonych dla kogoś innego, przy zastosowaniu metod wymienionych w tym przepisie. Zakładanie lub wykorzystywanie urządzeń bądź oprogramowania po to, by pozyskać informacje mimo braku uprawnienia do nich, jest z kolei objęte art. 267 § 3 k.k. Ocena nagrywania wymaga więc ustalenia, czy rozmówca ma prawo otrzymać daną informację; samo włączenie rejestratora nie przesądza o naruszeniu tego przepisu.

Gdy urzędnik odpowiada tobie na twoje pytania, sytuacja różni się od przechwytywania połączeń innych osób. Nie należy jednak utożsamiać udziału w rozmowie z prawem do każdej informacji, którą przypadkowo słychać w tle. Pozostawienie urządzenia, aby rejestrowało cudze rozmowy po zakończeniu własnego kontaktu, wymaga zupełnie innej oceny.

Brak podstaw do potraktowania własnego nagrania jako podsłuchu nie zamyka kwestii cywilnych. Ochronę dóbr osobistych zapewnia art. 23 k.c. W razie bezprawnego zagrożenia tych dóbr można żądać zaniechania działania, a po ich naruszeniu także czynności usuwających jego skutki – na podstawie art. 24 § 1 k.c. Znaczenie mają okoliczności rejestracji, treść rozmowy i cel wykorzystania. Poinformowanie rozmówcy o zapisie ułatwia przejrzyste ustalenie sposobu kontaktu, lecz nie jest zgodą na dowolną publikację.

Jawność urzędu nie oznacza dowolności publikacji

Prawo dostępu do informacji publicznej dotyczy informacji o sprawach publicznych. Wynika to z art. 1 ust. 1 oraz art. 2 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Nie każda wypowiedź, która pada podczas rozmowy z urzędem, staje się z tego powodu publiczna. W jednym nagraniu mogą znaleźć się wyjaśnienia dotyczące działania organu, twoja sytuacja osobista i dane innych osób.

Art. 5 ust. 1 tej ustawy uwzględnia ochronę informacji niejawnych i innych ustawowych tajemnic. Art. 5 ust. 2 przewiduje ograniczenia związane z prywatnością i tajemnicą przedsiębiorcy, a zarazem wyjątek dotyczący informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, związanych z wykonywaniem tych funkcji. Wyjątek ten nie jest ogólnym zezwoleniem na rozpowszechnianie całego pliku dźwiękowego.

Przekazanie materiału w celu wyjaśnienia własnej sprawy i opublikowanie go w internecie mają różny zakres oraz skutki. Przed udostępnieniem trzeba uwzględnić treść zapisu, prawa rozmówców i ewentualne tajemnice. Sam argument, że rozmowa odbyła się ze służbowego telefonu, nie rozstrzyga o legalności publikacji.

Czy urząd nagrywa rozmowy telefoniczne i jak poprosić o kopię?

Nie należy zakładać, że każde połączenie z urzędem jest rejestrowane. Dla konkretnej infolinii sprawdź komunikat na początku rozmowy oraz informację o przetwarzaniu danych albo zapytaj o nagrywanie. Trzeba osobno ustalić, kto odpowiada za zapis i jak długo go przechowuje. Samo istnienie infolinii nie potwierdza istnienia nagrania.

Jeżeli administrator przetwarza twoje dane utrwalone w rozmowie, art. 15 ust. 1 RODO pozwala uzyskać potwierdzenie tego faktu, dostęp do danych i informacje o ich przetwarzaniu. Art. 15 ust. 3 RODO przewiduje otrzymanie kopii danych. We wniosku można wskazać datę, przybliżoną godzinę, numer użyty do połączenia i temat rozmowy oraz poprosić o kopię swoich danych zawartych w nagraniu.

Prawo to dotyczy kopii danych osobowych i nie oznacza automatycznego otrzymania całego, niezmienionego nagrania z danymi innych osób. Art. 15 ust. 4 RODO nakazuje uwzględniać ich prawa i wolności. Art. 12 ust. 3 RODO przewiduje informację o działaniach w sprawie żądania zasadniczo w ciągu miesiąca; uzasadnione przedłużenie wymaga zawiadomienia w tym terminie. Wniosek nie spowoduje odtworzenia zapisu, którego urząd nie ma.

Jak zachować ustalenia przydatne w sprawie?

Nagranie może pomóc ustalić, co rzeczywiście powiedziano. W postępowaniu objętym k.p.a. art. 75 § 1 dopuszcza dowody pomagające wyjaśnić sprawę, o ile nie są sprzeczne z prawem. Z kolei art. 80 k.p.a. wymaga oceny na podstawie całego materiału. Sam plik nie gwarantuje zatem ani przyjęcia twojej wersji wydarzeń, ani korzystnego rozstrzygnięcia.

1. Zanotuj datę, godzinę, nazwę jednostki, temat rozmowy i oznaczenie sprawy, jeśli je masz.
2. Oddziel dokładne wypowiedzi od własnych wniosków. Zapisz również pytania i zastrzeżenia, od których zależała odpowiedź.
3. Jeżeli zachowujesz nagranie, pozostaw niezmieniony oryginał i ogranicz dostęp do niego. Wycięty fragment może pomijać ważny kontekst.
4. Ustal, czy rozmowa zostanie odnotowana w aktach oraz jaki dalszy sposób działania przewiduje właściwa procedura.
5. Ważne żądania i wyjaśnienia składaj w formie wymaganej dla danej sprawy, zachowując potwierdzenie wniesienia.

Art. 63 § 1 k.p.a. określa sposoby wnoszenia podań; zwykły telefon nie zastępuje wskazanych tam form. Nie należy również zakładać, że wystarczy dowolny e-mail. Nagranie pomaga zachować przebieg kontaktu, natomiast prawidłowo wniesione pismo pozwala jasno określić, czego oczekujesz od organu i na jakich okolicznościach opierasz swoje stanowisko.

Źródła

• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2022 poz. 2000), art. 3, 14, 63, 72, 75 i 80.
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2022 poz. 2651), art. 14b.
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. 2022 poz. 1138), art. 267.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. 2022 poz. 1360), art. 23–24.
• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. 2022 poz. 902), art. 1, 2 i 5.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1, art. 12 i 15.

Zdjęcie: Dietmar Rabich, CC BY-SA 4.0 (creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/), Wikimedia Commons, commons.wikimedia.org/wiki/File:D%C3%BClmen,_Rathaus,_1._Etage_--_2017_--_9733-9.jpg