Nazwy plików nagrań rozmów: prosty schemat i czytelny katalog

Nazwy plików nagrań rozmów najlepiej budować według jednego krótkiego schematu: data, godzina, kierunek połączenia, neutralny skrót tematu i numer kolejny. Przykład to 2021-11-04_09-05_prz_org_001. Taki zapis ułatwia przeglądanie katalogu i porządkowanie rozmów według czasu, a przy tym nie wymaga umieszczania w nazwie nazwiska ani numeru telefonu.

Co powinna mówić nazwa pliku

Dobra nazwa pozwala szybko zawęzić poszukiwania. Jeśli pamiętasz, że rozmowa odbyła się w czwartek rano i dotyczyła ustalenia terminu, nie musisz otwierać kolejno kilkunastu plików o nazwach „nagranie”, „nagranie nowe” i „nagranie ostatnie”. Wystarczy przejrzeć daty, godziny i kilka krótkich oznaczeń.

Nazwa nie powinna jednak zastępować opisu całej rozmowy. Poradnik ARSC Guide to Audio Preservation zaleca systematyczne nazewnictwo oraz przestrzega przed umieszczaniem nadmiernej ilości informacji w nazwach plików. Dla niewielkiego katalogu nagrań oznacza to praktyczną zasadę: zapisuj tylko elementy potrzebne do rozpoznania pliku na liście. Szczegóły ustaleń pozostaw w oddzielnej notatce.

Poniższy schemat jest propozycją organizacyjną, a nie standardem narzuconym przez autorów poradnika. Możesz go dostosować do własnego zbioru, ale przyjęte reguły powinny dać się wyjaśnić w kilku zdaniach. Jeśli każdy nowy plik wymaga wymyślania osobnej nazwy, reguły są zbyt skomplikowane.

Pięć elementów w stałej kolejności

Proponowany wzór to RRRR-MM-DD_GG-MM_kierunek_temat_NNN. W przykładach pokazujemy część nazwy przed rozszerzeniem. Przy zmianie nazwy zachowaj istniejące rozszerzenie pliku.

• Data: cztery cyfry roku, dwie miesiąca i dwie dnia, na przykład 2021-11-04. Na początku umieszczaj datę rozpoczęcia rozmowy.
• Godzina: dwie cyfry godziny i dwie minuty w zapisie 24-godzinnym, na przykład 09-05. Wybierz czas rozpoczęcia, a nie zakończenia połączenia.
• Kierunek: prz dla połączenia przychodzącego, wych dla wychodzącego. Oceniaj go zawsze z perspektywy tego samego telefonu lub stanowiska, którego nagrania porządkujesz.
• Temat: krótki, neutralny skrót z ustalonej listy, na przykład org dla ustaleń organizacyjnych, term dla terminu spotkania, inf dla ogólnej informacji.
• Numer: trzy cyfry, na przykład 001. W tym schemacie numerujemy od 001 w obrębie każdego dnia, według kolejności rozpoczęcia rozmów.

Numer pozwala odróżnić pliki, dla których data, minuta, kierunek i temat są takie same. Nie zmieniaj już nadanych numerów tylko dlatego, że do katalogu trafiło starsze nagranie. Przy uzupełnianiu zbioru nadaj mu kolejny wolny numer dla danego dnia; za chronologię na liście nadal odpowiada początek nazwy.

Trzy cyfry to założenie dla zbioru, w którym dzienna numeracja nie przekroczy 999. Jeśli potrzebujesz większego zakresu, od początku przyjmij cztery cyfry. Istotna jest jednakowa szerokość numerów: 001, 002, 010, zamiast mieszaniny 1, 02 i 10.

Data rozmowy i data pliku to różne informacje

Przepisuj datę i godzinę ze sprawdzonej informacji o połączeniu. Nie zakładaj, że pole „data utworzenia” widoczne przy pliku zawsze wskazuje początek rozmowy. NIST SP 800-86 opisuje różne znaczniki czasu plików i zwraca uwagę, że kopiowanie może zmienić datę utworzenia na czas wykonania kopii. Data w nazwie nagrania wymaga więc osobnego ustalenia.

Nie dopisuj wymyślonej godziny, aby nazwa pasowała do wzoru. Plik z niepotwierdzonym czasem pozostaw do wyjaśnienia poza uporządkowaną częścią zbioru. To lepsze niż wpisanie 00-00 w zastępstwie, bo po kilku tygodniach łatwo pomylić je z rzeczywistą północą.

Ustal także wspólną zasadę dotyczącą strefy czasowej. Przy nagraniach z jednego miejsca można przyjąć czas lokalny i zapisać tę regułę w opisie katalogu. Jeżeli łączysz nagrania z różnych stref, same godziny bez informacji o strefie nie wystarczą do odtworzenia kolejności. NIST SP 800-92 omawia ten problem przy dziennikach zdarzeń: niespójne zegary i różne sposoby zapisu czasu utrudniają porównywanie zapisów. Ta sama ostrożność przydaje się przy opisywaniu rozmów.

Znaki, polskie litery i rozsądna długość

W zaproponowanym wzorze podkreślenie oddziela pola, a zwykły łącznik rozdziela części daty i godziny. Stosuj te znaki konsekwentnie. Nie zamieniaj łącznika w nazwie pliku na typograficzną półpauzę, choć w zwykłym tekście mogą wyglądać podobnie.

W nazwach przeznaczonych do przenoszenia między komputerami wygodny jest ograniczony zestaw znaków: małe litery a–z, cyfry, łącznik i podkreślenie. ARSC zaleca ograniczanie znaków specjalnych i uwzględnianie ograniczeń systemów. Łącznik jest wyborem przyjętym w naszym schemacie, a nie zaleceniem tego poradnika. W systemie Windows w nazwie pliku nie można używać między innymi dwukropka, ukośników, gwiazdki, pytajnika, cudzysłowu, znaków mniejszości i większości ani pionowej kreski. Dlatego godzinę zapisujemy jako 09-05, zamiast stosować dwukropek.

Polskie litery nie są ogólnie zabronione w nazwach plików. Rezygnacja z nich w tym schemacie służy uproszczeniu zapisu i współpracy między narzędziami. Jeśli wybierzesz zapis bez znaków diakrytycznych, stosuj go wszędzie. Podobnie nie rozróżniaj dwóch plików wyłącznie wielkością liter, bo sposób jej traktowania zależy od systemu.

Nie ma jednej praktycznej granicy długości odpowiedniej dla każdego środowiska. Znaczenie mogą mieć zarówno nazwa, jak i cała ścieżka prowadząca przez kolejne foldery. Dla tego schematu przyjmij własny cel: około 30–50 znaków przed rozszerzeniem. To zalecenie porządkowe, nie deklaracja limitu technicznego. Zamiast rozbudowywać nazwę do pełnego zdania, skróć pole tematu.

Trzy przykłady przed zmianą i po niej

Poniższe przykłady są umowne. Zakładamy, że daty, godziny i kierunki rozmów zostały sprawdzone, a ich kolejność jest znana. Nowej nazwy nie należy wyprowadzać wyłącznie z nieprecyzyjnego starego opisu.

Przed zmianą	Po zmianie	Co staje się czytelne
Rozmowa czwartek rano	2021-11-04_09-05_prz_org_001	Dokładna data i minuta, połączenie przychodzące, ustalenia organizacyjne.
oddzwonienie termin	2021-11-04_10-30_wych_term_002	Połączenie wychodzące dotyczące terminu, drugie nagranie tego dnia.
nagranie nowe 2	2021-11-05_08-15_prz_inf_001	Pierwsze nagranie kolejnego dnia, przychodząca rozmowa informacyjna.

Neutralny temat ma wskazywać kategorię, nie tożsamość rozmówcy. Unikaj nazwisk, numerów telefonów oraz opisów ujawniających osobiste okoliczności rozmowy. Nazwa jest widoczna już na liście plików, a także może pojawić się w załączniku lub na zrzucie ekranu. Ogólny skrót ogranicza ilość informacji ujawnianych w takim widoku, lecz sam w sobie nie zabezpiecza dostępu do nagrania.

Sprawdź sortowanie, zanim uporządkujesz cały zbiór

Zacznij od kilku kopii roboczych. ARSC zwraca uwagę, że nazwy nadane przez aplikację mogą być powiązane z jej strukturą plików. Jeżeli program zarządza nagraniami we własnym katalogu, nie zmieniaj tam nazw bez sprawdzenia jego zasad. Własny schemat zastosuj do samodzielnych kopii przeznaczonych do katalogowania.

1. Przygotuj przykłady z dwóch dni, najlepiej również z dwóch miesięcy, oraz godziny przed i po południu.
2. Nadaj nazwy zgodne ze wzorem i ustaw rosnące sortowanie według nazwy, nie daty modyfikacji.
3. Sprawdź, czy 2021-10-29 poprzedza 2021-11-04, a 09-05 poprzedza 10-30.
4. Skontroluj zera na początku dni, miesięcy, godzin i numerów. Sprawdź również brak spacji na końcach nazw.
5. Porównaj nowe nazwy ze sprawdzonymi informacjami o rozmowach i otwórz kilka plików, aby upewnić się, że przypisania są właściwe.

Przy jednakowym układzie pól i wspólnej zasadzie czasu sortowanie po nazwie porządkuje nagrania według daty i minuty. Nie potwierdza jednak prawdziwości wpisanych danych. Gdy dwa nagrania mają tę samą minutę, o ich wzajemnym miejscu mogą zdecydować kolejne pola, więc lista nie musi odzwierciedlać kolejności co do sekundy.

Zapisz wzór oraz znaczenie skrótów w krótkiej instrukcji obok katalogu. Stosuj ją przy każdym dodaniu nagrania. Dzięki temu porządek zależy od kilku powtarzalnych czynności, a odnalezienie rozmowy nie wymaga pamiętania, jak akurat nazwano ją podczas zapisywania.

Źródła

• Association for Recorded Sound Collections, Council on Library and Information Resources i The Library of Congress: ARSC Guide to Audio Preservation, CLIR Publication 164, maj 2015, rozdział 7, Tips on File Naming, s. 138, clir.org/pubs/reports/pub164/
• National Institute of Standards and Technology: Guide to Integrating Forensic Techniques into Incident Response, NIST SP 800-86, sierpień 2006, rozdział 4.2.3, nvlpubs.nist.gov/nistpubs/Legacy/SP/nistspecialpublication800-86.pdf
• National Institute of Standards and Technology: Guide to Computer Security Log Management, NIST SP 800-92, wrzesień 2006, rozdziały 2.3.1 i 3.2, nvlpubs.nist.gov/nistpubs/Legacy/SP/nistspecialpublication800-92.pdf

Zdjęcie: rrafson, CC BY-SA 3.0 (creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/), Wikimedia Commons, commons.wikimedia.org/wiki/File:File_Cabinet.jpg