Obecnie nie istnieje żaden przepis prawny, który wprost zakazywałby nagrywania rozmowy bez zgody klienta. Większość firm praktykuje jednak zwyczaj uprzedzania swoich klientów o tym, że rozmowa będzie nagrywana. Europejski Trybunał Praw Człowieka, jak także wiele polskich sądów w swoich orzeczeniach stwierdzały, że rozmowy telefoniczne uznaje się za życie prywatne oraz tajemnicę korespondencji, które jak najbardziej muszą być objęte ochroną. Ochrona taka zawarta została w normach Konstytucji RP, jak także kodeksu cywilnego.
Jedynie na podstawie tych ogólnych przepisów można uznać, że klient powinien zostać poinformowany o zapisywaniu rozmowy. Trzeba także pamiętać o tym, że nieuprzedzenie o tym klienta może w konsekwencji nieść za sobą jego niezadowolenie oraz możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych. Już sam głos i jego wypowiedzi są uznawane za dane osobowe i podlegają uregulowaniom tej ustawy. Dlatego też utrwalanie i przechowywanie nagrań głosowych może być już uznane za przetwarzanie danych osobowych. Aby móc to robić konieczne jest spełnienie przesłanki legalności, która zawarta została w art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, jak także wypełnienie innych obowiązków, które zostały przewidziane w tym akcie prawnym (takich jak na przykład zapewnienie bezpieczeństwa oraz obowiązek informacyjny). Przesłanka legalności jest ściśle powiązana ze zgodą rozmówcy.
Powyższe przepisy nie dotyczą jednak osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Zostały one wyłączone spod tych regulacji. Mogą one przetwarzać dane osobowe na użytek osobisty lub domowy.
Jeśli jest się przedsiębiorcą, to warto nagrywać rozmowy z kilku powodów. Pierwszym z nich jest możliwość kontroli nad tym, czy pracownicy wykonują swoje zadania tak jak należy oraz czy klienci obsługiwani są w sposób zgodny ze standardami. Drugim plusem jest możliwość sprawdzenia w razie potrzeby, jakie były ustalenia podczas rozmowy z konkretnym klientem.