Jest wiele powodów, dla których naprawdę warto zastanowić się nad nagrywaniem rozmów telefonicznych. Korzystanie z tej nowej technologii niesie za sobą kilka naprawdę istotnych korzyści. Dotychczas wielu osobom nagrywanie rozmów kojarzyło się z działalnością służb specjalnych, jednak w wielu firmach również z powodzeniem znajduje to zastosowanie.
Nagrywanie rozmów telefonicznych nie stanowi większego problemu. Wystarczy nawiązać współpracę z operatorem telefonii internetowej, który świadczy taką usługę, mieć słuchawki z mikrofonem, albo telefon stacjonarny podłączony do internetu przez bramkę VoIP. Bardzo często tacy operatorzy oferują także możliwość przechowywania rozmów na ich serwerach, dlatego nie trzeba nawet zajmować miejsca na własnym twardym dysku. Niskie koszty przechowywania takich nagrań oraz proste w obsłudze oprogramowanie to niewątpliwe plusy korzystania z tego rozwiązania.
Ustawa Prawo telekomunikacyjne w art. 159 ust. 2 zezwala na nagrywanie rozmów w sytuacji, gdy:
- będzie to przedmiotem usługi lub będzie to niezbędne do jej wykonania
- nastąpi za zgodą nadawcy lub odbiorcy, których dane te dotyczą
- dokonanie tych czynności jest niezbędne w celu rejestrowania komunikatów i związanych z nimi danych transmisyjnych, stosowanego w zgodnej z prawem praktyce handlowej dla celów zapewnienia dowodów transakcji handlowej lub celów łączności w działalności handlowej
Są to więc sytuacje, które dotyczą wykonania usługi, czy też zapewnienia dowodów transakcji handlowej. Takie rozwiązanie stosują między innymi urzędy, banki, firmy ubezpieczeniowe i firmy telekomunikacyjne. Można to potraktować jako nie tylko obowiązek prawny, ale też wyraz szacunku dla klientów.
Ważnym argumentem przemawiającym za tym, aby nagrywać rozmowy telefoniczne jest chęć poprawy jakości obsługi klienta. Istnieje mnóstwo firm, których działalność opiera się przede wszystkim na zdalnej obsłudze klientów, za pośrednictwem telefonu. Pracownicy często różnią się pod względem umiejętności odpowiedniego kontaktu z klientem, dlatego też warto mieć nad tym kontrolę i w razie potrzeby wskazać im błędy oraz zasugerować, jak mogą je poprawić. Trzeba pamiętać, że efektywność pracowników przekłada się na wzrost sprzedaży i zysków. Przykładowo, gdy jeden z pracowników wyróżnia się na tle innych pod względem skuteczności i umiejętności komunikacji, to nagranie jego rozmowy może służyć innym do celów szkoleniowych oraz jako wzór do naśladowania. Poprzez nagrywanie rozmów można z powodzeniem badać wydajność osób zatrudnionych oraz oceniać ich pracę.
Inną zaletą nagrywania rozmów telefonicznych jest sytuacja, gdy firma zajmuje się sprzedażą towarów lub usług. Połączenia takie powinny być rejestrowane między innymi ze względu na:
- potwierdzenie transakcji
- sytuacje, gdy jedna ze stron nie jest w stanie przypomnieć sobie omówionych ustaleń
- rozstrzyganie ewentualnych sporów
Nagrywanie rozmów wpływa także na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa oraz możliwość uniknięcia nadużyć. Przykładowo, często słyszy się o sytuacjach, gdy niektóre osoby są nękane i zastraszane przez telefon. Nagranie rozmowy w szybki sposób pozwoli wykryć sprawców, a także będzie go później można użyć jako materiał dowodowy.
Rejestrator rozmów umożliwia nagrywanie zarówno połączeń przychodzących, jak i wychodzących. Jest to niezwykle elastyczne rozwiązanie, które z powodzeniem jest wykorzystywane na różne sposoby.